Digitalisierung
Ratschlag
Effizienz
Alle Bilder in diesem Artikel wurden mit dem KI-Tool ChatGPT erstellt.
Braucht Ihr Reinigungsteam bei demselben Objekt jede Woche 30 Minuten länger als geplant? Beschwert sich ein Kunde immer wieder über denselben Bereich? Fehlt an einem Standort regelmäßig Material? Oder benötigen Vertretungskräfte deutlich mehr Zeit als eingearbeitete Mitarbeitende?
Solche Probleme entstehen in der Gebäudereinigung selten von heute auf morgen.
Meist beginnen sie mit kleinen Abweichungen im Arbeitsalltag: ein paar Minuten mehr hier, eine Reklamation dort, fehlendes Verbrauchsmaterial oder eine Aufgabe, die regelmäßig länger dauert als im Leistungsverzeichnis vorgesehen.
Einzeln betrachtet wirken diese Abweichungen oft harmlos. Wiederholen sie sich jedoch Woche für Woche, können daraus schnell unnötige Personalkosten, unzufriedene Kunden, unrealistische Einsatzpläne und zusätzlicher Druck auf Mitarbeitende und Objektleitung entstehen.
Wer Arbeitszeiten, Reinigungspläne, Qualitätskontrollen, Kommunikation und Materialverbrauch gemeinsam betrachtet, kann solche Muster häufig erkennen, bevor sie zu einem echten Kostenfaktor werden.
Kurz zusammengefasst
Kleine Abweichungen im Reinigungsalltag fallen zunächst kaum auf. Wiederholen sie sich jedoch regelmäßig, können sie sich direkt auf Kalkulation, Personaleinsatz, Servicequalität und Kundenzufriedenheit auswirken.
Besonders aufschlussreich wird es, wenn folgende Informationen nicht isoliert, sondern im Zusammenhang betrachtet werden:
Warum kleine Abweichungen in der Gebäudereinigung schnell teuer werden
Gerade in der Gebäudereinigung entscheiden oft kleine Zeitabweichungen darüber, ob ein Auftrag wirtschaftlich bleibt.
- 30 zusätzliche Minuten pro Woche bei nur einem Objekt ergeben 26 zusätzliche Arbeitsstunden pro Jahr.
- Bei einer zusätzlichen Stunde pro Woche sind es bereits 52 Stunden im Jahr.
Diese Zeit war möglicherweise weder in der ursprünglichen Kalkulation vorgesehen noch wird sie dem Kunden zusätzlich berechnet. Treten ähnliche Abweichungen bei mehreren Objekten auf, kann daraus schnell ein erheblicher Kostenblock entstehen.
Doch Zeit ist nur ein Teil des Problems. Wiederkehrende Reklamationen können darauf hindeuten, dass Arbeitsanweisungen unklar sind oder die Erwartungen des Kunden nicht mehr zum vereinbarten Leistungsumfang passen. Regelmäßige Mehrarbeit kann ein Zeichen dafür sein, dass die hinterlegte Planzeit nicht mehr realistisch ist. Fehlendes Material wiederum kostet Zeit und kann die Reinigungsqualität beeinträchtigen.
Wichtig dabei: Solche Muster bedeuten nicht automatisch, dass Mitarbeitende zu langsam oder nicht gründlich genug arbeiten. Oft liegt die eigentliche Ursache im System rund um die Reinigung: im Reinigungsplan, im Leistungsverzeichnis, in den Objektbedingungen, in fehlenden Informationen, bei der Materialversorgung oder in zusätzlichen Kundenwünschen, die sich mit der Zeit eingeschlichen haben.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur einzelne Vorfälle zu betrachten, sondern vor allem die Frage zu stellen: Was wiederholt sich und warum?
5 Muster, auf die Reinigungsunternehmen achten sollten
Muster 1: Bei demselben Objekt wird regelmäßig länger gearbeitet
Wenn Mitarbeitende an einem bestimmten Standort regelmäßig länger brauchen als vorgesehen, liegt die erste Vermutung schnell nahe: Die Reinigungskraft arbeitet zu langsam. Doch das ist nicht unbedingt die Ursache.
Vielleicht ist das Gebäude an bestimmten Wochentagen stärker frequentiert. Vielleicht sind zusätzliche Aufgaben hinzugekommen. Eventuell verzögert sich der Zugang zum Objekt, Schlüsselübergaben kosten Zeit oder der Kunde erwartet inzwischen Leistungen, die ursprünglich gar nicht vereinbart wurden.
Statt zu fragen: „Warum braucht die Reinigungskraft so lange?“ ist die bessere Frage: „Was ist an diesem Objekt, an diesem Tag oder bei dieser Aufgabe anders als geplant?“
Was hilft?
- Digitale Zeiterfassung: Erkennen, bei welchen Objekten und Einsätzen die Arbeitszeit regelmäßig von der Planzeit abweicht.
- Reinigungspläne: Prüfen, ob die hinterlegten Aufgaben noch dem tatsächlichen Aufwand entsprechen.
- Kundengespräch: Klären, ob sich Anforderungen oder Erwartungen verändert haben.
Muster 2: Mitarbeitende sind regelmäßig früher fertig
Früher fertig zu sein klingt zunächst positiv. Schließlich könnte es bedeuten, dass besonders effizient gearbeitet wird. Aber auch hier lohnt sich ein genauerer Blick.
Wird die vereinbarte Leistung tatsächlich vollständig erbracht? Haben sich die Anforderungen am Objekt verändert? Ist für die Reinigung schlicht mehr Zeit eingeplant als notwendig? Oder werden einzelne Aufgaben nicht regelmäßig ausgeführt? Genau deshalb sollte Zeiterfassung nie isoliert betrachtet werden.
Was hilft?
- Zeiterfassung: Zeigt, welche Objekte oder Einsätze regelmäßig deutlich früher beendet werden.
- Reinigungspläne: Machen sichtbar, welche Tätigkeiten tatsächlich vorgesehen sind.
- Qualitätskontrollen und Kundenfeedback: Helfen zu beurteilen, ob die kürzere Reinigungszeit Auswirkungen auf die Qualität hat.
Sind alle Aufgaben erledigt und stimmt die Qualität, kann es sinnvoll sein, die Planzeit für das Objekt neu zu bewerten. Treten dagegen gleichzeitig Qualitätsprobleme auf, sollte geprüft werden, ob Aufgaben ausgelassen werden oder Arbeitsanweisungen nicht eindeutig genug sind. Auch hier gilt: Die Abweichung allein sagt wenig aus. Erst der Zusammenhang liefert eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.
Muster 3: Derselbe Kunde reklamiert immer wieder
Reklamationen lassen sich in der Gebäudereinigung nie vollständig vermeiden. Interessant wird es jedoch, wenn sich Beschwerden wiederholen.
Geht es immer um denselben Sanitärbereich? Treten Reklamationen überwiegend an bestimmten Wochentagen auf? Gibt es häufiger Beschwerden, nachdem eine Vertretung eingesetzt wurde? Oder erwartet der Kunde Leistungen, die gar nicht Bestandteil des vereinbarten Umfangs sind?
Wer Reklamationen nur per Telefon, WhatsApp oder E-Mail bearbeitet und anschließend abhakt, verliert schnell den Überblick über solche Zusammenhänge.
Was hilft?
- Reklamationen dokumentieren: Beschwerden zentral erfassen, damit wiederkehrende Themen sichtbar werden.
- Fotos und Notizen: Dokumentieren, was vor Ort erledigt wurde und welche Besonderheiten bestehen.
- Reinigungspläne aktualisieren: Wiederkehrende Problemstellen eindeutig in die Arbeitsanweisungen aufnehmen.
- Leistungsumfang prüfen: Klären, ob Kundenerwartung und vereinbarte Leistung noch übereinstimmen.
Dokumentierte Reklamationen sind damit nicht nur zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Richtig genutzt liefern sie wichtige Informationen darüber, wo Prozesse, Kommunikation oder Leistungsumfang verbessert werden können.
Muster 4: An demselben Objekt fehlt regelmäßig Reinigungsmaterial
Wenn Reinigungsmittel, Müllbeutel, Papierprodukte oder andere Verbrauchsmaterialien fehlen, kostet das im Arbeitsalltag schnell Zeit. Mitarbeitende müssen improvisieren, Material organisieren oder können einzelne Aufgaben möglicherweise gar nicht wie vorgesehen erledigen. Passiert das regelmäßig am selben Standort, steckt häufig ein strukturelles Problem dahinter.
Möglicherweise ist der Verbrauch höher als kalkuliert. Vielleicht wird Material zu spät nachbestellt. Vielleicht fehlt ein klarer Prozess dafür, Bestände zu melden. Oder die Nutzung des Objekts hat sich verändert und damit auch der tatsächliche Verbrauch.
Was hilft?
- Materialverwaltung: Verbrauch und Bestände objektbezogen erfassen.
- Mindestbestände und Erinnerungen: Material rechtzeitig nachbestellen, bevor etwas fehlt.
- Transparenz für Mitarbeitende und Objektleitung: Klar erkennen, was vorhanden ist und was benötigt wird.
Eine zuverlässige Materialversorgung klingt zunächst nach einem organisatorischen Detail. Im Alltag hat sie jedoch direkten Einfluss auf Arbeitszeit, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit. Denn eine Reinigungskraft kann nur effizient arbeiten, wenn vor Ort auch alles vorhanden ist, was sie für die vereinbarte Leistung benötigt.
Muster 5: Vertretungskräfte brauchen länger oder es gibt mehr Reklamationen
Urlaub, Krankheit und kurzfristige Ausfälle gehören zum Alltag vieler Reinigungsbetriebe. Problematisch wird es, wenn die Qualität eines Objekts stark davon abhängt, dass immer dieselbe Person dort arbeitet.
Die langjährige Reinigungskraft kennt meist jedes Detail: Welcher Eingang benutzt wird. Wo Material lagert. Welche Tür klemmt. Welcher Bereich besonders wichtig ist. Worauf der Ansprechpartner beim Kunden großen Wert legt.
Für die Stammkraft ist dieses Wissen selbstverständlich. Für eine Vertretung ist es jedoch unsichtbar wenn es nirgends dokumentiert wurde. Benötigen Vertretungen deshalb regelmäßig länger oder häufen sich nach Personalwechseln Reklamationen, ist das häufig weniger ein Personalproblem als ein Informationsproblem.
Was hilft?
- Digitale Reinigungspläne: Aufgaben und Abläufe für alle zuständigen Mitarbeitenden verfügbar machen.
- Fotos und objektspezifische Hinweise: Besonderheiten direkt dort dokumentieren, wo sie gebraucht werden.
- Informationen zu Zugang, Schlüsseln und Ansprechpartnern: Wichtige Objektdaten zentral hinterlegen.
- Klare Arbeitsanweisungen: Sicherstellen, dass der Qualitätsstandard nicht vom persönlichen Wissen einer einzelnen Person abhängt.
Je besser Objektwissen dokumentiert ist, desto einfacher können Vertretungen übernehmen. Das reduziert nicht nur Fehler und Rückfragen. Es macht den Betrieb insgesamt weniger abhängig von einzelnen Personen.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel „Was Sie bei der Digitalisierung Ihrer Gebäudereinigung beachten sollten“.
Wie eine Software dabei hilft, solche Muster im Reinigungsbetrieb zu erkennen
Die meisten Reinigungsunternehmen besitzen bereits einen Großteil der Informationen, die sie dafür benötigen. Das Problem ist häufig nicht das Fehlen von Daten, sondern dass sie überall verteilt sind.
Der Einsatzplan liegt in einem System, Arbeitszeiten werden an anderer Stelle erfasst, Reklamationen kommen per E-Mail oder Telefon, Reinigungspläne hängen im Objekt, Informationen über Besonderheiten kennen nur einzelne Mitarbeitende und Materialbedarf wird mündlich weitergegeben.
Mit CleanManager können zentrale Bereiche der täglichen Organisation zusammengeführt werden, zum Beispiel Einsatzplanung, Zeiterfassung, Reinigungspläne, Qualitätskontrollen, Fotodokumentation, Kunden- und Objektdaten sowie Materialverwaltung.
Dadurch wird es einfacher, verschiedene Informationen miteinander zu vergleichen. Eine Zeitabweichung allein sagt beispielsweise noch wenig aus. Interessant wird sie in Kombination mit anderen Informationen:
Steigt gleichzeitig die Zahl der Aufgaben? Gibt es neue Kundenwünsche? Häufen sich Reklamationen? Hat sich der Materialverbrauch verändert? Betrifft das Problem nur Vertretungskräfte? Erst dieser Zusammenhang hilft dabei, von einem Symptom zur tatsächlichen Ursache zu kommen.
Daten sollten bessere Fragen ermöglichen, keine vorschnellen Urteile
Gerade bei der Analyse von Arbeitszeiten ist ein differenzierter Umgang wichtig.
Eine Reinigungskraft, die länger braucht als vorgesehen, arbeitet nicht automatisch ineffizient. Vielleicht ist die Fläche inzwischen stärker genutzt, zusätzliche Aufgaben wurden übernommen, der Zugang erschwert die Arbeit oder der Kunde bittet regelmäßig um Zusatzleistungen. Genauso wenig bedeutet eine kürzere Arbeitszeit automatisch, dass besonders effizient gearbeitet wird.
Die Vorteile, wenn Reinigungsprobleme früh erkannt werden
Wenn Reinigungsunternehmen versteckte Muster frühzeitig erkennen, können sie oft verhindern, dass aus kleinen Abweichungen größere Probleme entstehen.
Das kann zu weniger versteckten Kosten, realistischeren Verträgen und Kalkulationen, einer genaueren Planung, gleichbleibend hoher Reinigungsqualität, weniger Stress für Mitarbeitende und einer einfacheren Einarbeitung von Vertretungskräften führen.
Auch die Kommunikation mit Kunden kann davon profitieren. Statt sich auf Vermutungen zu verlassen, können Verantwortliche konkrete Beobachtungen in das Gespräch einbringen:
- „Wir sehen, dass diese Aufgabe regelmäßig länger dauert als geplant.“
- „Uns ist aufgefallen, dass sich Reklamationen häufig auf denselben Bereich beziehen.“
- „Der Materialverbrauch an diesem Standort ist höher als erwartet.“
So kann das Unternehmen professioneller, proaktiver und verlässlicher auftreten.
Wenn Sie dieses Thema weiter vertiefen möchten, lesen Sie auch „Wo in Ihrem Reinigungsunternehmen Zeit und Geld verloren gehen“.
Welche Muster verstecken sich in Ihrem Reinigungsbetrieb?
Im hektischen Tagesgeschäft ist es leicht, kleine Abweichungen als Einzelfälle abzuhaken. Doch genau diese kleinen Abweichungen können auf Dauer darüber entscheiden, ob ein Objekt wirtschaftlich bleibt, Mitarbeitende unnötig unter Druck geraten oder ein Kunde langfristig zufrieden ist. Deshalb lohnt sich der Blick auf das, was immer wieder passiert.
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